「会計ソフトの乗り換えで必要な作業手順はなに？」
「いつ乗り換えるべきなの？」
上記のような疑問にお答えします。
会計ソフトを乗り換えたときは、開始残高を合わせますよ。
ようするに前期の貸借対照表の残高を、今期の会計ソフトに反映させます。
貸借対照表は過去の残高をあらわすので、会計ソフトを乗り換えたときはこの作業が必要になるんです。
会計ソフトの乗り換えたときの作業手順
会計ソフトを乗り換えたときの作業手順はこちら。
- 開始残高を合わせる
- 仕訳日記帳のインポート
会計ソフトを乗り換えたときは貸借対照表の開始残高を合わせます。
この作業をしないと、前期まで貸借対照表の残高が反映されないので、今期の残高がマイナスになったりとおかしなことになりますよ。
開始残高を合わせるのに、必要なもの資料はこちらです。
- 前期の貸借対照表
- 勘定科目内訳明細書（法人のみ）
１、開始残高の合わせ方
開始残高の合わせ方はとてもカンタン。
開始残高の設定をひらくと貸借対照表が出てくるので、ここに前期の貸借対照表の残高を入力するだけです。
法人の場合は、貸借対照表よりも勘定科目内訳明細書を参照したほうがが残高の詳細が見れますよ。
すべての入力が終わったあとは、前期期末の貸借対照表と今期期首の貸借対照表の残高が一致しているか確認しましょう。
これがあってないと、どこか入力ミスをしていることになります。
各会計ソフトの開始残高のマニュアルを載せておきますね。
freee：開始残高を設定する
MoneyForward：開始残高の設定
やよいの青色申告：開始残高の設定
※freeeやMoneyForwardなら開始残高のインポートできます。
２、仕訳日記帳のインポート
会計ソフト乗り換えのデータのインポートは簡単にできます。
たとえば弥生会計からfreeeへ乗り換えるときの手順はこちら。
- 弥生会計のデータをcsvでエクスポート
- そのcsvを無加工のままfreeeにインポート
簡単そうですよね？
いっぽうで従来の会計ソフトでは、エクスポートしたcsvをそれぞれの会計ソフトのインポート形式に対応するように加工する必要がありました。
つまり、
- 弥生会計のデータをcsvでエクスポート
- csvデータを会計ソフトのインポート形式に加工
- 会計ソフトにcsvをインポート
となり、手間が１つ多かったです、
しかも②のインポート形式は会計ソフトごとにちがうので、加工するのがとてもめんどうで、かつエラーも頻繁にでます。
なので会計ソフトの乗り換えをするときは、freeeやMoneyForwardのようなクラウド型の会計ソフトを選んだほうがラクですね。
いつから会計ソフトを乗り換えべきか
会計ソフト乗り換えは、すぐにしたほうがいいです。
なぜかと言うと機会損失があるから。
想像してみてほしいのですが、会計ソフトを乗り換えたほうが効率的に仕事ができるなら、今のままずるずる仕事をしていたらストレスが溜まりませんか？
もちろん、これまで慣れた仕事を変えたくないという気持ちはわかります。
しかしながらITの成長スピードを考えると、早くから対応していかないとビジネスの世界では負けてしまいます。
歴史を見ても、技術というのは人間の生活様式を大きく変えてきましたよね。
最新技術は積極的に技術を取り入れるべきです。
会計ソフトを乗り換えたあとはエクスポートデータを保存しておこう
個人事業主法人は帳簿を保存する義務がありますので、会計ソフト乗り換えた時は過去のデータをきちんと保管するようにしてください。
具体的には、
- 総勘定元帳
- 仕訳日記帳
- 現金出納帳
- 損益計算書
- 貸借対照表
これらのデータをCSVで保存しておきましょう。
「でもどうせ使わないだろう」と思うかもしれませんが意外と使うんですよね。
例えば持続化給付金のような助成金申請では前年度もしくは全然年度そのデータを添付することがありますし、銀行の融資では直近の過去3年文のデータを公開することもあります。
もっといえば税務調査に入られたら最低でも過去3年後のデータは見せないといけません。
場合によっては5年や7年前のデータまで遡れるので、やはりちゃんとデータを保存しておきましょう。
でないと機会損失が半端ないですし、税務調査リスクも一気に高まります。
税務関連書類を保存していないという、信用リスク
きちんと税務関連書類を保存できていないということはそれだけ事務処理能力が低いとみなされます。
事務処理能力が低いということは、書類の信頼度もゆらいでしまうので致命的です。
最近は新型コロナウイルスの影響で助成金を受ける時に、
- 確定申告書の控えがなかったり
- 開業届出を提出していなかったり
している方がすごく多い。
後だしもできるのですが、税務署に目を付けられるかもしれませんし、控えをもらうのに1ヶ月か2ヶ月かかってることもあります。
そして書類を受け取ってからやっと申請をして助成金もらえまでまた一か月かかる。
これって勿体ないですよね。
普段から税務関連の書類を保存しておけばいいだけの話なんですけどね。
面倒かもしれないですけれど、書類の管理はしっかりしておきましょう。
そうすれば事業に専念できますし、不安になることも減るので安心して寝れます。
まとめ：会計ソフトの乗り換えはデータ移行が簡単なクラウド会計ソフトへ
会計ソフトの乗り換えではつぎの手順が必要でした。
- 開始残高を合わせる
- 仕訳日記帳のインポート
開始残高をインポートもしくは入力したあとは、前期期末の貸借対照表の残高と今期期首の残高が一致しているか確認してください。
またクラウド会計ソフトなら仕訳日記帳のインポートがラクなのでストレスなく終えれます。
従来の会計ソフトですと、インポート形式用にcsvを加工しないといけないので手間でした。
会計ソフトは変えようと思ったときが変え時です。
もちろんすぐに購入するのはダメ。
無料お試しを活用してから購入してください。
